RODO a dane osobowe zatrudnianych cudzoziemców

Zatrudniani w Polsce cudzoziemcy podlegają przepisom rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwanym: RODO) tak jak Polscy obywatele. Z tego powodu należy przygotować dla nich taki sam komplet dokumentów wprowadzanych w związku z RODO jak dla Polaków.

RODO nie różnicuje osób, których dane osobowe są przetwarzane ze względu na obywatelstwo. Jeżeli polski podmiot zatrudniający przetwarza dane osobowe, ma obowiązek stosować reguły określone w RODO – także w odniesieniu do obcokrajowców (również tych spoza UE).

Zaznaczmy, że w myśl art. 6 ust. 1 RODO, przetwarzanie danych osobowych jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadku, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z warunków wymienionych w tym przepisie, tj. m.in., gdy przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze bądź kiedy osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

Podsumowując, pozyskiwanie danych osobowych od zatrudnionych cudzoziemców jest zgodne z przepisami o przetwarzaniu i ochronie danych osobowych, gdyż jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy. Przesądza o tym art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Omawiane przetwarzanie ma być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego, co niezbędne do celów, w których dane są przetwarzane (art. 5 RODO).

Warto w tym miejscu nadmienić, że na podstawie art. 22¹ Kodeksu pracy, pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) imiona rodziców;

3) datę urodzenia;

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Ponadto pracodawca jest uprawniony do wymagania podania przez pracownika:

1) innych danych osobowych, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

3) innych danych osobowych niż te wskazane powyżej, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.